Anda pernah mendengar pertanyaan kuno, "Bagaimana cara Anda memakan gajah?" Jawabannya, "Segigit demi segigit."
Bagaimana Anda memakan katak Anda yang paling besar dan menjijikkan ( identik dengan pekerjaan Anda yang besar dan memuakkan )? Dengan cara yang sama, yaitu membaginya menjadi kegiatan selangkah demi selangkah lalu mulai mengerjakan langkah yang pertama.
Pikiran Anda, yaitu kemampuan Anda untuk berpikir, menyusun rencana, dan mengambil keputusan, merupakan perangkat paling ampuh yang Anda miliki untuk mengatasi penundaan serta meningkatkan produktivitas Anda. Kegiatan berpikir dan menyusun rencana membebaskan kekuatan jiwa Anda, memicu kreativitas Anda, serta meningkatkan kekuatan fisik dan jiwa Anda.
Sebaliknya, sebagaimana ditulis oleh Alec Mackenzie, "Bertindak tanpa memikirkan segala sesuatu dengan cermat adalah sumber permasalahan yang utama."
Kemampuan Anda untuk membuat rencana yang baik sebelum bertindak menjadi ukuran kompetensi Anda secara keseluruhan. Semakin baik rencana yang Anda miliki, semakin mudah Anda mengatasi penundaan, memulai pekerjaan, memakan katak Anda, dan melanjutkan langkah Anda.
Tingkatkan Keuntungan dari Tenaga Anda.
Salah satu tujuan utama Anda dalam pekerjaan adalah bahwa Anda harus memperoleh keuntungan setinggi mungkin dari energi jiwa, emosi, dan fisik yang sudah Anda kerahkan. Kabar baiknya adalah bahwa setiap menit yang dicurahkan untuk menyusun rencana akan menghemat waktu pelaksanaannya hingga sepuluh menit. Anda hanya membutuhkan sekitar 10 sampai 12 menit untuk merencanakan hari Anda, tetapi investasi yang sedikit ini akan menghemat dua jam ( 100 sampai 120 menit ) dari waktu yang terbuang akibat usaha yang sia-sia sepanjang hari.
Mungkin Anda pernah mendengar Rumus Enam-P. Yang berbunyi, "Proper Prior Planning Prevents Poor Performance."
Pada saat Anda merenungkan betapa bermanfaatnya perencanaan dalam membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja Anda, sungguh mengherankan melihat begitu sedikitnya orang yang melakukan langkah ini setiap hari. Padahal perencanaan bukan sesuatu yang sulit dilakukan. Yang anda butuhkan hanya selembar kertas dan sebuah pena. Palm Pilot, program komputer, maupun time planner yang paling canggih pun dibuat berdasarkan prinsip yang sama. Yaitu Anda duduk untuk menyusun daftar segala sesuatu yang harus Anda kerjakan sebelum mulai mengerjakannya.
Dua Jam Tambahan per Hari
Bekerjalah selalu sesuai daftar. Ketika muncul sesuatu yang baru dalam benak Anda, tambahkanlah ke dalam daftar sebelum Anda mengerjakannya. Anda dapat meningkatkan produktivitas dan hasil yang Anda peroleh hingga 25 persen atau lebih, kira-kira dua jam per hari, sejak hari pertama Anda mulai bekerja secara konsisten sesuai daftar yang Anda susun.
Buatlah daftar Anda pada malam hari sebelum hari kerja berikutnya. Pindahkan tugas-tugas yang belum Anda selesaikan ke dalam daftar untuk esok hari, setelah itu tambahkan segala sesuatu yang harus Anda kerjakan pada hari berikutnya. Ketika Anda menyusun daftar tersebut pada malam sebelumnya, pikiran bawah sadar Anda akan mengolah daftar Anda sepanjang malam saat tidur. Seringkali, Anda akan terbangun dengan ide-ide dan pemikiran cemerlang yang dapat Anda manfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda lebih cepat dan baik daripada yang terpikir oleh Anda sebelumnya.
Semakin banyak waktu yang Anda curahkan untuk lebih dulu menyusun daftar tugas yang harus dikerjakan, Anda akan menjadi semakin efisien dan efektif.
Daftar Berbeda untuk Tujuan Berbeda
Sebaiknya untuk setiap tujuan yang berbeda anda mempersiapkan daftar yang terpisah. Pertama, Anda harus menciptakan sebuah daftar utama yang Anda dapat menuliskan semua yang terpikirkan yang ingin Anda lakukan suatu saat nanti. Disinilah anda menangkap setiap ide dan tugas atau tanggung jawab baru yang muncul dalam benak Anda. Anda bisa memilah ide-ide tersebut kemudian.
Kedua, Anda harus mempunyai daftar bulanan yang anda siapkan pada akhir bulan untuk bulan beikutnya. Daftar ini mungkin berisi hal-hal yang anda pindahkan dari daftar utama.
Ketiga, Anda harus memiliki daftar mingguan yang Anda merencakan kegiatan Anda selama satu minggu. Daftar ini bisa terus berubah sambil Anda menjalani minggu tersebut.
Disiplin perencanaan waktu yang sistematis ini dapat sangat membantu Anda. Banyak orang bercerita pada saya bahwa kebiasaan meluangkan waktu selama dua jam di akhir pekan untuk merencanakan minggu yang akan datang membuat produktivitas mereka sangat meningkat dan benar-benar mengubah hidup mereka. Teknik ini juga akan bermanfaat bagi Anda.
Yang terakhir, anda harus memindahkan kegiatan-kegiatan yang tercantum dalam daftar bulanan dan mingguan ke daftar harian Anda. Daftar ini memuat kegiatan tertentu yang akan Anda selesaikan pada hari berikut.
Sementara anda bekerja sepanjang hari itu, berilah tanda di dalam daftar untuk kegiatan yang sudah Anda selesaikan. Kegiatan ini memberi Anda gambaran visual pencapaian. Ini juga mendatangkan perasaan sukses dan gerakan untuk maju. Menyaksikan kemajuan yang Anda alami lewat daftar tersebut akan membuat Anda termotivasi dan bersemangat. Kemajuan tersebut meningkatkan rasa percaya diri dan penghargaan-diri Anda. Kemajuan yang mantap dan jelas mendorong anda maju serta membantu anda mengatasi penundaan.
Merencanakan Proyek
Ketika anda mempunyai proyek apa pun, mulailah dengan membuat daftar berisi setiap langkah yang harus anda kerjakan guna menyelesaikan proyek itu sejak awal hingga akhir. Susunlah langkah-langkah tersebut berdasarkan urutan prioritas dan waktu. Rencanakanlah proyek yang Anda hadapi di atas selembar kertas atau komputer agar Anda hadapi di atas selembar kertas atau komputer agar Anda dapat melihat setiap langkah dan tugas Anda. Setelah itu kerjakanlah tugas tersebut satu demi satu. Anda pasti kagum menyaksikan betapa banyak tugas yang dapat Anda selesaikan dengan menggunakan cara ini.
Sementara anda melaksanakan kegiatan yang tersusun dalam daftar Anda, lambat laun Anda akan merasa semakin efektif dan kuat. Anda akan merasa makin menguasai hidup Anda. Dengan sendirinya Anda pun akan termotivasi untuk mengerjakan lebih banyak lagi. Anda akan berpikir secara lebih baik dan kreatif, Anda juga akan memperoleh pengetahuan yang lebih banyak dan baik yang memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat lagi.
Pada saat Anda terus bekerja menyelesaikan daftar Anda, Anda akan menumbuhkan semangat untuk maju yang positif yang akan membantu Anda mengatasi penundaan. Perasaan akan kemajuan ini makin membuat Anda bersemangat dan meneguhkan Anda untuk terus melangkah sepanjang hari itu.
Salah satu aturan efektivitas pribadi yang sangat penting adalah prinsip 10/90. Prinsip ini menegaskan, 10 persen pertama dari waktu yang Anda manfaatkan untuk menyusun rencana dan mengatur pekerjaan sebelum Anda memulainya akan menghemat sampai 90 persen dari waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Anda hanya perlu mencoba Prinsip ini satu kali untuk membuktikannya sendiri.
Apabila Anda membuat rencana harian terlebih dahulu, Anda akan merasa jauh lebih mudah untuk mengawali dan menjalani hari itu. Pekerjaan Anda akan berlangsung lebih cepat dan lancar dibanding sebelumnya. Anda akan merasa lebih kuat dan kompeten. Anda bisa menyelesaikan pekerjaan lebih banyak dan cepat daripada yang mungkin dilakukan menurut Anda. Pada akhirnya, anda akan sulit dihentikan.
